Rédiger le guide de style rédactionnel de l'entreprise

Un guide de style rédactionnel rassemble, en quelques pages, les règles d'écriture que toute l'équipe applique : le ton, la typographie, les choix d'orthographe, les mots propres à l'entreprise. Pour l'écrire avec un assistant IA, partez de vos textes existants : l'assistant relève vos habitudes et vos incohérences, vous tranchez, il met au propre.

Étape 1 : faire l'inventaire de vos habitudes

Rassemblez une dizaine de textes récents écrits par des personnes différentes : pages du site, mails clients, plaquette, posts, documents internes.

Tu es responsable éditorial. Voici [nombre] textes écrits par différentes personnes de notre entreprise, [activité].
<textes>
[coller les textes, séparés par ---]
</textes>

Fais l'inventaire de nos pratiques d'écriture, et signale chaque incohérence entre les textes :
- tutoiement ou vouvoiement ; « nous » ou « on » ;
- écriture du nom de l'entreprise, des produits, des services ;
- majuscules (titres, fonctions, services internes) ;
- dates, heures, montants, numéros de téléphone ;
- guillemets, espaces avant la ponctuation double, abréviations ;
- graphies hésitantes (un même mot écrit de deux façons).
Présente un tableau : sujet / pratiques constatées (avec exemple) / question à trancher.
Ne propose pas encore de règle.

À vérifier : la colonne « question à trancher ». C'est votre ordre du jour : chaque ligne demande une décision, pas une préférence de l'assistant.

Étape 2 : trancher, puis rédiger

Prenez vos décisions ligne par ligne, puis :

Voici nos décisions pour chaque question : [liste des décisions].
Rédige notre guide de style en trois pages au plus, organisé ainsi :
1. Notre façon d'écrire en trois phrases.
2. Ton et adresse au lecteur.
3. Noms propres de l'entreprise (liste exacte).
4. Typographie : dates, heures, nombres, montants, majuscules, ponctuation.
5. Orthographe : nos choix et les mots qui posent souvent problème.
6. Mots à employer et mots à éviter, avec une alternative pour chacun.
7. Utilisation des assistants IA.
Chaque règle tient en une ligne et s'accompagne d'un exemple « Nous écrivons : … ».
N'ajoute aucune règle que je n'ai pas décidée ; si une section reste vide, écris « À définir ».

Une décision à prendre : l'orthographe de 1990

Les rectifications de l'orthographe, publiées en décembre 1990 au Journal officiel et approuvées par l'Académie française, ont le statut de recommandation : l'ancienne et la nouvelle graphie sont admises. Sans règle commune, un même document peut mélanger « événement » et « évènement », « vingt et un » et « vingt-et-un ». Le guide de style doit dire laquelle l'entreprise suit, une fois pour toutes.

La section sur l'IA

Si l'équipe écrit avec des assistants, le guide de style est le bon endroit pour en fixer l'usage rédactionnel. La CNIL recommande d'encadrer ces outils par des politiques ou chartes internes, qui définissent les usages autorisés et interdits, et évoque des modèles de saisie (« prompts types ») pour les tâches identifiées.

Rédige la section « Utilisation des assistants IA » de notre guide de style, en dix lignes au plus :
- les textes pour lesquels l'équipe peut s'en servir : [liste] ;
- ceux pour lesquels elle ne s'en sert pas : [liste] ;
- ce qu'on ne colle jamais dans un assistant : [données clients, prix négociés, informations sur les salariés…] ;
- la relecture obligatoire avant tout envoi ou publication, et par qui ;
- le prompt de base à utiliser, qui rappelle notre ton (je te le donne : [prompt]).

Faire du guide un prompt réutilisable

Un guide de style sert deux fois : aux personnes et aux assistants. La documentation d'Anthropic compare l'assistant à un nouvel employé brillant mais sans contexte sur vos normes, et propose un test simple : si un collègue qui découvre la tâche comprend votre consigne, l'assistant la comprendra aussi. Un guide écrit pour un nouveau salarié passe donc ce test.

Voici notre guide de style :
<guide_de_style>
[coller le guide]
</guide_de_style>
Pour tout texte que tu rédigeras ou corrigeras dans cette conversation, applique ce guide. Si une demande contredit le guide, signale-le avant de répondre.

Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas garder ce guide d'une conversation à l'autre, ni d'un membre de l'équipe à l'autre : regardez dans ses réglages s'il permet de l'enregistrer, sinon recollez-le au début de chaque conversation. Pour un outil d'IA déployé à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez aussi découvrir ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.

Ce que vous collez dans la conversation

Les textes de l'inventaire viennent de plusieurs personnes, et certains sont des mails clients. Pour cette étape, l'assistant n'a besoin que de la forme : retirez signatures, adresses, numéros et noms des destinataires. Évitez aussi les documents internes sensibles (notes de direction, éléments sur des salariés) ; des pages publiques et des mails anonymisés donnent un inventaire suffisant.

Le guide de style accueille naturellement votre fiche de ton de marque.